Business Conference on social networks

Promouvoir un événement sur les réseaux sociaux en 3 étapes

L’organisation d’un événement tel qu’un salon, une soirée de promotion pour un produit, ou même un spectacle est l’occasion de rencontrer, développer et fidéliser sa communauté via les réseaux sociaux. Pour promouvoir ce moment d’échange, rien de tel qu’un livetweet bien organisé au préalable. Une opération qui fera parler de l’événement, et sera l’opportunité pour l’organisateur d’échanger directement avec ses potentiels clients, partenaires ou spectateurs. En amont, pendant et après l’événement, détaillons les 3 étapes de bonnes pratiques à adopter pour bien promouvoir son événement sur les réseaux sociaux.

Abstract blur Business Conference and Presentation
Le Livetweet : idéal pour promouvoir son événement – Image : Freepik

Sommaire

Étape 1 : Préparer l’événement sur les réseaux sociaux

Étape 2 : Être présent, visible et au contact le jour J de l’événement

Étape 3 : Assurer le S.A.V. de l’événement

Étape 1 : Préparer l’événement sur les réseaux sociaux

Un bon événement, c’est un événement bien préparé. Pour élaborer une stratégie social media efficace, le community manager (CM) doit savoir où il met les pied, et ne jamais perdre de vue l’objectif de l’événement, sa cible, les indicateurs qualitatifs et quantitatifs qui permettront d’évaluer les performances des réseaux sociaux pour l’opération. Il s’agit de faire venir des participants qualifiés, et on ne s’adresse pas à une communauté de convention d’affaires comme à un public de concert de rock.

Établir sa stratégie social media

Il doit aussi savoir quels seront les moyens mis à sa disposition pour travailler : ressources humaines et techniques (équipe web, photographe, graphiste, matériel vidéo, logiciels payants de création ou de planification de contenu…), ainsi que les autres canaux de communication employés dont il n’aurait pas la responsabilité (publicité, service de presse, partenariats de l’événement).

L’événement existe-t-il déjà sur les réseaux sociaux? Faut-il créer des comptes Twitter, Facebook, Instagram, des “Events”, des blogs ou des Groupes de discussion, après avoir minutieusement sélectionné lesquelles de ces options sont les plus pertinentes en fonction de la communauté ciblée?

A partir de ces éléments, le CM pourra réfléchir avec le responsable de l’événement de la ligne éditoriale à suivre et la quantité de contenus à envoyer en amont. Il pourra ainsi créer un retro-planning indiquant les phases promotionnelles et les annonces à faire.

Planifier ses contenus

Un bon vieux fichier Excel ou un équivalent sur le cloud de type Google Sheets fait très bien l’affaire pour organiser les temps forts de la promotion de l’événement en amont (jeux-concours, publicités, save the date, call to action pour inscription ou achat de billet…).

De nombreux outils permettent ensuite de programmer des contenus pour les réseaux sociaux : Hootsuite, Tweetdeck, Buffer, font gagner un temps fou.

Sur la forme : attention à varier les contenus! Se contenter de messages promotionnels en boucle n’est pas très engageant pour le public. Il faut savoir faire passer les informations essentielles et les liens vers le site web ou la billetterie de l’événement entre quelques doses de contenus “gratuits”. Quant au format, il est important aussi de diversifier : image, articles, vidéo, gif, sondages… toute une palette de supports s’offrent à votre imagination!

Être prescripteur sur son sujet en partageant sa veille du secteur professionnel pour un rendez-vous B2B par exemple, ou faire (un petit peu) de “news-jacking” sur l’actualité du moment si c’est pertinent. Une stratégie long courrier qui peut s’appuyer sur la tenue (régulière!) d’un blog pour diffuser des contenus exclusifs, pourquoi pas.

Entrer en contact avec sa communauté

Le contenu c’est bien, le dialogue c’est encore mieux. Parce que monologuer sur les réseaux sociaux est un non-sens, il faut être immédiatement vigilant et réactif aux commentaires ou questions des internautes qui suivent l’événement, a minima.

Faire une veille des univers proches de l’événement n’est pas un luxe pour aller chercher son public où il est. Une petite infiltration sur les forums, threads ou hashtags où celui-ci se trouve peut rapporter gros… à condition de ne pas y aller avec ses gros sabots.

Trouver des influenceurs en rapport avec le thème de l’événement pour qu’ils se fassent l’écho de votre événement si immanquable, c’est aussi aller à la rencontre des leaders d’opinion de son secteur, leur donner de bonnes raisons de parler de vous en les invitant, en mettant en valeur leur rôle prescripteur, et pourquoi pas leur proposer un partenariat web. Ils seront les meilleurs ambassadeurs de l’événement.

Enfin, c’est le moment de penser à créer un hashtag unique, percutant, compréhensible et court pour réunir tout ce beau monde sous sa bannière pour organiser un livetweet. Il permettra de suivre les discussions sur l’événement en temps réel sur Twitter et/ou Instagram et d’en analyser les retombées en terme d’acquisition d’abonnés notamment.
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Étape 2 : Être présent, visible et au contact le jour J de l’événement

Être visible

Si vous faites un live-tweet, et que vous avez donc choisi un hashtag dédié, il est primordial que celui-ci soit connu du plus grand nombre.

Outre la publicité que le CM pourra en faire sur les réseaux sociaux, une communication “physique” du hashtag sur les lieux le jour J est la bienvenue.

Ce hashtag pourra – et même devra – apparaître sur tous les supports de communication de l’événement : affiches, kakémonos, écrans vidéo, plans, catalogues, programmes, etc. Et dans la bouche des intervenants : au début de conférences, en discours d’ouverture, ou entre deux parties de l’événement, chaque bonne occasion doit être saisie.

Publier du contenu live

Le jour J est arrivé! Vos petits contenus pré-programmés sur Hootsuite ou Tweetdeck vont “poper” pile quand il faut pour annoncer les moments clés à venir quelques minutes avant ceux-ci, maintenant à vous de jouer pour gérer le live… en n’oubliant jamais le hashtag!

Penser visuel : photos, vidéos, infographies accrochent l’oeil. C’est le moment de live-tweeter les conférences – en mentionnant bien les comptes twitter des intervenants.

Coulisses, curiosités, moments forts peuvent faire l’objet d’un petit reportage photo pour rendre compte de l’ambiance sur place que les participants auront à coeur de partager, et accrochera peut-être la curiosité de ceux qui sont restés à la maison… cette fois-ci.

Faire du live ne se fait plus sans vidéo avec l’avènement de celle-ci sur Facebook Live ou Twitter, les stories Instgram rendent le tout encore plus vivant et interactif, c’est le moment d’en profiter.

Si vous en avez les moyens, relayez le tout sur un tweetwall qui reprendra sur grand écran les meilleurs tweets sur le hashtag de l’événement. Il est aussi possible de faire appel à un prestataire qui relaiera les questions du public aux intervenants en direct, ou pourra inclure votre hashtag dans une application pour gamifier l’échange avec jeux concours et goodies à la clé.

Plus et mieux on tweete, plus on aura de la visibilité et ce qu’elle pourra apporter comme bénéfices.

Détail qui a son importance : n’oubliez pas de bien préparer vos outils! Il serait par exemple dommage de se retrouver sans batterie avant la fin de l’événement… Par ailleurs, avec des outils gratuits de créations d’images en ligne comme Canva, il est possible de préparer à l’avance de jolis visuels au format adapté au réseau social, qu’on pourra facilement compléter en direct par les citations de conférenciers.

Échanger avec les participants en direct

Mais le principe du réseau social, c’est l’échange. Pas question de faire dans le monologue et de multiplier les contenus si on est tout seul à parler dans son coin. Si vos contenus sont suffisamment engageants, ils entraîneront questions, réactions, commentaires et dialogues, voire débat. Le community management, c’est l’art de la conversation via le web. La base, c’est d’écouter, de parler, de répondre(et de retweeter) : à vous de jouer!

Il est important par exemple de rechercher les comptes des intervenants et les taguer dans les tweets afin qu’ils puissent répondre, retweeter, liker. Ils seront ainsi valorisés, et leur rôle d’influenceur permettra également d’augmenter notre visibilité.
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Étape 3 : Assurer le S.A.V. de l’événement

L’événement est fini? Pas tout à fait pour vous… c’est le moment de battre le fer tant qu’il est chaud et de ne pas jeter vos nouveaux amis comme de vieux kleenex. Il est encore temps de convertir, de fidéliser, d’entretenir la nouvelle relation soigneusement nouée pendant l’événement lui-même, bref, d’assurer le S.A.V.

Remercier les participants

Commençons par le commencement : à la fin du spectacle, on remercie les acteurs. On ne manquera pas de taguer les intervenants qui ont un compte sur les réseaux sociaux pour rendre hommage à la qualité de leur prestation, et de saluer les partenaires divers.

Big up aussi aux principaux influenceurs qui auront fait vivre le live-tweet avec vous via le hashtag officiel. Des outils tels que TweetReach ou Hashtagify vous permettront de les identifier.

En résumé, c’est le moment de faire le bilan des leaders d’opinion de votre communauté et ne plus les lâcher : ce seront eux vos meilleurs ambassadeurs pour les prochaines phases du projet ou les prochaines éditions éventuelles de votre événement – un réseau qu’il faut faire fructifier.

Faire le bilan et publier les contenus froids

Pour continuer à converser avec la communauté dont vous aurez capté l’attention, il faut rapidement trouver des contenus à lui proposer. A commencer par le fruit de ce qui aura fait l’événement.

Les contenus exclusifs sont là, sous votre main, il n’y a plus qu’à les diffuser régulièrement : vidéos, photos, infographies, interviews des intervenants, articles de blog ou de presse en rapport avec les moments clés, chiffres, bilans, communiqués… L’événement fabrique la matière première de vos prochains contenus dans les jours, semaines ou mois à venir!

Pour commencer, il peut être intéressant de constituer un petit “best of” du live en réunissant les meilleurs messages, et pourquoi pas quelques visuels et textes, via l’outil de curation de contenus Storify. A vous de décider de l’histoire que vous souhaitez raconter pour rendre ce résumé pertinent, accrocheur, valorisant pour l’événement et ses participants.

Enfin, à vous de continuer d’être ce prescripteur que vous êtes devenu dès avant l’événement et de rester au contact avec votre communauté grâce la publication régulière des contenus qu’elle attend de vous, sur le modèle de ce que vous aviez commencé à faire en amont du jour J.

Faire le teasing du prochain rendez-vous

Quand y en a plus y en a encore! N’oubliez pas de rappeler à tous que l’événement se reproduira l’année prochaine, ou dans quelques mois, si c’est le cas. C’est le moment de préparer votre plus beau “save the date et de le glisser dans les mémoires et les agendas de la communauté pour la retrouver dès la prochaine occasion… et la développer encore!
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